𾱻øٳٱ

Organisasjonsenheter, organisasjonsnummer og kostnadssteder (koststeder) på ϳԹ

Her finner du informasjon over ϳԹs organisasjonsenheter og organisasjonsnummer, i tillegg til hvordan søke om opprettelse, endring eller avslutning av organisasjonsenheter og kostnadssteder.

ϳԹs lønns- og personalsystem SAPDFØ er autoritativ kilde for ϳԹs organisasjonsstruktur. Ansvarlig for denne strukturen er Avdeling for organisasjon og personal (OPA).

UIOs regnskapssystem UNIT4, er autorativ kilde for kostnadssteder. Den tekniske knytningen mellom organsasjonsenhet og kostnadssted gjøres i SAPDFØ og OrgReg.

Ved spørsmål knyttet til organisasjonsenhet og id, ta kontakt med din lokale personalkonsulent.

Organisasjonsenheter

ϳԹs organisasjon er bygget opp av organisasjonsenheter. Alle enheter er altså en organisasjonsenhet, og identifiseres med et unikt åttesifret organisasjonid.

Organisasjonsid (dfo_org_id@dfo_sap) som brukes i SAP finner du ved å logge deg på OrgReg.

Organisasjonsnummer, D-U-N-S-nummer og PIC-koden for ϳԹ

  • ϳԹs juridisk organisasjonsnummer: 971 035 854
  • ϳԹs D-U-N-S-nummer: 730 373 198
  • ϳԹs PIC-koden: 999975814

Som offentlig virksomhet er ϳԹ tildelt eget organisasjonsnummer i Enhetsregisteret. Alle formelle enheter i ϳԹs organisasjonsstruktur får tildelt en organisasjonsid i SAPDFØ.

De øverste enhetene i organisasjonsstrukturen kalles Personaldelområder (PDO). Hvert PDO er en selvstendig juridisk enhet og er registrert i Brønnøysundregistrene med egne bedriftsnummer. Se listen over alle .

Et D-U-N-S-nummer er en unik, nisifret identifikator for bedrifter, som kan brukes til å identifisere og spore forretningsinformasjon globalt. PIC-koden for ϳԹ benyttes i søknader om forskningsfinansiering fra EU (engelsk) og ekstern finansiering av utdanningsprosjekter fra EU (Erasmus+).

Opprettelse, endring eller avslutning av organisasjonsenheter, kostnadssteder (koststeder)

Før du sender inn en søknad om opprettelse, endring eller avslutning, se gjennom krav og sjekklister for organisasjonsenheter og kostnadssteder.

Større organisatoriske omlegginger er underlagt rammeverket for organisasjonsendringer. Dersom du er usikker eller har spørsmål, finner du relevant kontaktinformasjon her.

Ved skal prosessen involvere de ansatte og tjenestemannsorganisasjonene. Disse prosessene skal dokumenteres og følge tjenestevei.

Krav til en organisasjonsenhet

En organisasjonsenhet i SAPDFØ skal avspeile ϳԹs organisasjonsstruktur. Det vil si at en den skal være knyttet til en leder og ansatte.

Merk: Alle organisasjonsenheter skal ha norske navn ifølge UIOs vedtatte språkpolitikk.

Organisasjonsenhet skal ha følgende dataelementer:

  • Betegnelse (navn på enheten): Disse betegnelsene skal angis på norsk og engelsk.
    • ShortName i OrgReg (inntil 10 tegn): skal være entydige innenfor egen enhet.
    • Kortnavn i SAP/Acronym i OrgReg (inntil 12 tegn): skal være entydig innenfor ϳԹ.
    • Navn (inntil 40 tegn): blir synlig i SAP.
    • Langnavn (inntil 120 tegn): offisielt navn som blir synlig blant annet i Orgreg og på nettsidene.
  • Hovedkoststed: (Inneholder 8 tegn) I utgangspunktet det kostnadsstedet som alle HR-kostnader føres på (lønn og reiser). Alle stillinger som legges inn på organisasjonsenheten knyttes til dette koststedet er det som vises som metadata i oppslag på Infotype 1 i SAP og flere rapporter.
  • Én besøks- og én postadresse: Det er ikke mulig å ha flere adresser knyttet til en organisasjonsenhet.

  • Informasjon om kontaktpunkter:

    • Telefon: til resepsjon eller lignende
    • E-post: felles postmottak for enheten
    • URL: for enheten

    I tillegg kan organisasjonsenheten være et arkivsted i WebSak+, og dette angis ved opprettelsen av organisasjonsenheten.

Krav til et kostnadssted

Et kostnadssted i UNIT4

Kostnadssted definerer hvilken enhet i organisasjonen transaksjonen tilordnes. Det består av åtte siffer, og har en hierarkisk oppbygging som angir nivået i organisasjonen.

Kostnadssted brukes i hovedsak til intern rapportering og viser hvilket sted inntekter og kostnader tilordnes. Dimensjonsverdien på åtte siffer tilsvarer det laveste nivået i koststedsstrukturen.

Kostnadssted skal ha følgende dataelementer:

  • Beskrivelse: (inntil 120 tegn = langnavn) navn på kostnadssted og langnavn for organisasjonsenhet skal samsvare.
  • Leveringsadresse
  • Knyttes til en eksisterende organisasjonsenhet som primært eller sekundært kostnadssted.

Sjekklister ved avslutning av kostnadsteder

Før et kostnadssted kan stenges er det visse trinn som må være utført. Vi ber deg se gjennom følgende sjekklister under og sørge for at alt er utført. Du er selv ansvarlig for at ikke noe stopper opp i systemene i etterkant.

Alle aktuelle kontrollrapporter for formålet i Unit4 ligger i mappen «Avslutning av koststeder» under UIO Publiserte rapporter.

Bekreft utførte kontroller i nettskjemaet når du sender inn søknaden.

Sjekkliste for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)

Delen om eierkoststed må gjøres før delen om prosjektsaldoer.

Eierkoststed:

  1. Enheten tar ut rapport “Prosjekt- og delprosjektinformasjon” for å se etter aktive BOA-prosjekter med det aktuelle eierstedet.
  2. Enhet oppdater eierkoststed dersom man finner prosjekter hvor dette må gjøres.

Prosjektsaldoer:

Overforbruk og balanse må omposteres fra gammelt til nytt koststed dersom dette er aktuelt. Dette må gjøres minst en dag etter at eierkoststedet er endret.

  1. Enhet tar ut rapportene "Avslutning koststed BOA resultat" og "Avslutning koststed BOA balanse"
  2. Eventuelt overforbruk omposteres med riktig kronebeløp, på den kostnadskontoen hvor overforbruket har oppstått.

Prosjektbudsjett:

  1. Enhet tar ut rapporten "Avslutning koststed BOA budsjett" og kartlegger fremtidige BOAPRO-transaksjoner på berørt koststed
  2. Enhet endrer koststed manuelt på berørte transaksjoner.

Sjekkliste for Anlegg

For en smidig avslutning av koststeder mht. anlegg skal enheten ha avklart på forhånd hvilke anlegg som er aktive og må flyttes og hvilke anlegg som kan kasseres ut.

Se dokumentasjon på rutinene her.

  1. Enheten tar ut rapport i Tableau: "Anlegg detaljer" på sitt koststed. Denne spørringen viser saldo på anlegg på koststed. Aktive anlegg med saldo 0 må også flyttes.
  2. Enheten vurderer hvilke anlegg som skal flyttes
  3. Enheten sender inn anleggsskjema i Unit4 for anlegg som skal flyttes
  4. ØVA sentralt utfører ønsket endring

Sjekkliste for Regnskap

Enhet utfører en enkelt spørring på kontonivå for å sjekke om det finnes kostnadsperiodiseringer frem i tid på koststedet.

Dersom slike periodiseringer finnes, må de som ligger på balansen på det gamle koststedet flyttes og nullstilles mot det nye koststedet.

Sjekkliste for Behov til betaling (BtB)

Når koststedet er inaktivert/sperret så vil det ikke lenger være mulig å gjøre varemottak på innkjøpsordrer som er kontert mot dette kostnadsstedet.

Før varemottak kan gjøres, må kostnadssted/koststedet på innkjøpsordren endres. Se veiledning på hvordan endre kostnadssted på innkjøpsordre her.

Faktura på flyt:

  1. Sjekk at det ikke ligger fakturaer på flyt på koststedet som skal legges ned ved å kjøre rapport i UNIT4: ‘Innkjøp’ – ‘Faktura, innkjøp’ – ‘Spørring’ – ‘Spørring arbeidsflyt – inngående faktura’.
  2. Legg inn koststed som skal legges ned i feltet ‘Dim 1, og sjekk at kun ‘Aktiv’ er huket av. Trykk ‘ø’.
  3. Hvis du ikke får treff, kan du bekrefte dette i sjekklisten under.
  4. Hvis du får treff på koststedet, må faktura(ene) behandles ferdig og bli bokført. Utfør så spørringen på nytt for å være sikker på at det ikke ligger ubehandlede fakturaer på koststedet.

Åpne rekvisisjoner og innkjøpsordre:

  1. Sjekk om det finnes forespørsler på flyt
  2. Eventuelle forespørsler på flyt må avsluttes
  3. Oppdater til nytt koststed på eventuelle innkjøpsordrer som er bestilt på gammelt koststed, men som enda ikke er mottatt / fakturert.
  4. Varemottak etter endring av koststed: Hvis koststed på ordre ikke er mulig å endre/er endret, må ordrenummer kobles fra faktura og faktura behandles som leverandørfaktura. Oppgi riktig koststed ved avvisning til Regnskap.

Objekter for periodisk faktura på flyt:

  1. Oppdater objekt og send på ny godkjenning til riktig koststed
  2. Eventuelt: Steng eksisterende objekt og lag nytt på riktig koststed

Fakturaer i ventetabell:

  1. Kjør rapport "Faktura i påvente av varemottak" i Unit4 for å se om aktuelle rekvirenter har fakturaer liggende
  2. Hvis ja må disse behandles før denne bestillingen sendes inn.

Send inn en søknad

For bestilling send inn . Dette felles nettskjemaet kan benyttes til:

  • ønad om opprettelse, endring eller avslutning av organisasjonsenhet.
  • ønad om å opprette, endre eller avslutte kostnadssteder.

Merk: ønad må sendes inn i god tid før den er forventet å være aktiv.

Har du spørsmål angående oppsett av systemer i forbindelse med organisatoriske endringer, ta kontakt med oss på brukerstøtte økonomi.